EDV-Lösungen für Forstbetriebsgemeinschaften

EDV-Expertenlösungen stellen in Unternehmen heutzutage eine wichtige Grundlage für die Dokumentation, Analyse und Steuerung der Finanz- und Mengenströme dar. Auch für effizient arbeitende Forstbetriebsgemeinschaften stellt sich die Frage nach der Beschaffung von derartigen Softwaresystemen. Dabei gilt es, die Anforderungen für die spezifischen Bedürfnisse zu beschreiben und eine am Bedarf orientierte Software auszuwählen.

Es spielt eine wesentliche Rolle, ob ein Forstwirtschaftlicher Zusammenschluss 20.000 oder 200.000 Festmeter im Jahr vermarktet und ob für 20 oder 200 Waldbesitzer Abrechnungen durchgeführt werden müssen. Je nach Größe und Anzahl der Kunden und Waldbesitzer steigen die Komplexität und die Anforderung an Expertenprogramme.

Der Start – für den Anfang genügt Excel

Die Beschaffung einer Softwarelösung sollte nicht am Anfang der unternehmerischen Tätigkeit einer FBG stehen. Für die ersten Verkaufskalkulationen und –abrechnungen genügt der Einsatz von Standardprogrammen der Tabellenkalkulation. Der Vorteil dieses Vorgehens liegt in der Transparenz des Verfahrens und im Verstehen der zugrunde liegenden Daten und der Verknüpfungen. Mit zunehmender Professionalisierung, also mit steigenden Holzmengen, einer Vielzahl von Waldbesitzern und Abnehmern, werden die Anforderungen komplexer und eigenprogrammierte Systeme besitzen zunehmend Nachteile gegenüber Expertensystemen.

Was macht die Abrechnung so kompliziert

Es gibt eine Reihe von Gründen, die die Abrechnung des Holzverkaufs sehr komplex machen. Dies sind u.a.: 

• Vielzahl von Waldbesitzern mit kleinsten Verrechnungsmengen
• Vielzahl der verkauften oder vermittelten Produkte (Sortimente x Baumarten)
• Unterschiedliche Steuersätze der Waldbesitzer
• Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für Holz
• Unterschiedliche Entgeltsätze für den Holzverkauf
• Unterschiedliche Leistungserbringungen für den Holzverkäufer (nur Verkauf bis hin zu Komplettleistungen)
• Verrechnung von Anzahlungen (von den Käufern und an die Waldbesitzer)
• Berücksichtigung von Skonti und Pflichtbeiträgen

Auswahl der Software – das Pflichtenheft

Für die Auswahl einer Software sollte ein Pflichtenheft aufgestellt werden, in dem aufgeführt wird, was die Software können muss und können sollte.  Dazu gehören als Grobkategorien:

• Fragen zu den Funktionalitäten (Was muss eine Software können?),
• Fragen zur Technik (Wie werden die Aufgaben gelöst?) und
• Fragen zu den Kosten der Software.

Für eine Vertiefung dieser Fragestellung können Sie sich die nebenstehende Tabelle mit Auswahlkriterien herunterladen. Die Tabelle enthält die wichtigsten Elemente einer FBG-Software.