Basis:

• Datenbank mit den waldbesitzer- und waldbezogenen Informationen (PWIS-Datenspeicher)

Anwendungen:

• Abrechnungsmodul
• GIS-Anwendungen
• Mitgliederverwaltung
• Report-Anwendung
• Kommunikationsmodul (CRM)

Der Datenspeicher eines Privatwaldinformationssystems enthält Daten

• zum Waldbesitzer und zu dessen Ansprache
• zur Lage und Ausstattung des Waldes
• zur Nutzung und zur Abrechnung von Eingriffen.

Die Daten werden im Idealfall durch die Anwendungsprogramme direkt auf der Datenbank gespeichert und stehen den anderen Anwendungen zur Verfügung. Beim Aufbau der Datenbank müssen diese entweder per Hand eingegeben werden oder sie werden durch Datenmigration aus anderen Systemen übernommen.

Unter ‚Waldbesitzerinformationen’ werden sämtlich Daten zusammengefasst, die der Person, der Personengruppe oder dem Unternehmen „Waldbesitzer / Waldeigentümer“ zuzuordnen sind. Neben den Adress- und Lokationsdaten sind alle diejenigen Daten von Wald und Eigentümer aufzunehmen, die für eine Kundenpflege (CRM) der Mobilisierung von Holz dienlich sind.

Adresse und Lokation:

• Name und Vorname
• Vollständige Adresse
• Kontaktdaten (Telefon, Fax, eMail)
• Steuernummer
• Mehrwertsteuersatz
• Bankverbindung
• Flächenlage (Koordinaten, Gemarkung)
• Flächengröße (Gesamtgröße des Besitzes)
• Flurstücke
• Nutzungsaufteilung (Waldfläche, Landwirtschaftsfläche, etc.)
• Zertifizierung

 
Daten für eine Mitgliederverwaltung

• Geburtsdatum
• Familienstand
• Datum des Eintritts
• Mitgliedsbeitrag

 
Daten für eine Mitglieder- und Kundenverwaltung

• Kontaktdaten nach Datum und Inhalt
• Ergebnisse der Kontaktaufnahme
• Teilnahme an Nutzungen
• Form der Nutzung und Vermarktung (Eigenbedarf, eigener Einschlag)
• Erreichbarkeit
• Adress- und Kontaktdaten des Ansprechpartners, sofern vom Besitzer abweichend

 
Eine planmäßige, vertrauensvolle und dauerhafte Kommunikation entscheidet wesentlich darüber, ob sich die gewünschte Bereitschaft zur gemeinschaftlichen Nutzung (Bündelung) erreichen und wiederholen lässt. Die Erfahrungen im Rahmen von Erstmobilisierungen zeigen bereits deutlich, dass nur eine direkte, persönliche und wiederholte Ansprache erfolgversprechend ist. Die oftmals über Jahrzehnte gewachsene Betreuung durch einen Revierleiter muss ersetzt werden können durch die Speicherung ‚kundenrelevanter’ Daten in einer Datenbank; Erfahrungswissen muss ersetzt werden durch gespeicherte Informationen.

Diese Daten sind bei den bestehenden Forstwirtschaftlichen Zusammenschlüssen zumeist nur verstreut und nicht vollständig vorhanden. Teile, vor allem den Waldbesitzer und die nicht nutzenden Mitglieder betreffend, liegen in der Mitgliederverwaltung. Nutzer wiederum befinden sich mit ihren Abrechnungsdaten in den Abrechnungssystemen (wenn vorhanden), in Kalkulationsdateien oder gar nur auf Listen.

Unter Waldinformationen werden die Daten zur Forsteinrichtung verstanden. Die Grundlage bildet die Inventur der Ist-Situation. Diese Informationen können terrestrischen Privatwaldinventuren (Bsp. Rheinland-Pfalz) oder Luftbildauswertungen (Bsp. Bitburg) entnommen werden.  Vor Ort wiederum lassen sich daraus waldbauliche Nutzungsplanungen ableiten. Je detaillierter diese Daten vorliegen, um so exaktere Planungen lassen sich erstellen.

Folgende waldbezogene Informationen lassen sich in Anlehnung an die Kriterien der Forsteinrichtung definieren:

• Zuordnung der Fläche zum Waldbesitzer
• Flächengröße des Waldbesitzes
• Lage und Abgrenzung
• Baumartenausstattung
• Eventuell Bestandesausscheidung (Waldeinteilung)
• Durchmesserverteilung (oder Alter)
• Pflegezustand
• Zuwachs
• Nutzungsplanung (Baumart und Eingriffstärke)
• Schutzgebiete / Nutzungseinschränkungen.

Für den Kleinprivatwald kann jedoch der Informationsgehalt von Forsteinrichtungswerken großer Betriebe nicht als Maßstab gelten. Aussagen zu

• dem Anteil von Baumartengruppen,
• der Nutzungsdringlichkeit der Bestände und
• der Befahrbarkeit

sind  bereits wesentliche Aspekte waldbezogener Informationen im Kleinprivatwald.

Nach erfolgreicher Planung und anschließender Durchführung von Holzerntemaßnahmen müssen die Nutzungs- und Vollzugsdaten dokumentiert werden. Die Informationen lassen Rückschlüsse auf alle bisher beschriebenen Informationen (Soll-Ist-Vergleich) zu und ermöglichen dadurch ein Controlling der Aktivitäten.

Folgende Informationen des Nutzungsvollzugs sollten enthalten sein:

• Bearbeitete Flächengröße insgesamt
• Beteiligte Waldbesitzer
• Flächenanteile der beteiligten Waldbesitzer
• Entnahme je Waldbesitz oder Volumenprozent (hilfsweise Flächenprozent) von der Gesamtentnahme
• Holzlisten
• Sortimentslisten
• Kontrollmaße (Werksvermessung)
• Unternehmerabrechnungsdaten
• Rechnungen an den Holzkäufer
• Gutschriften / Abrechnungen an den Waldbesitzer

Die erforderlichen Daten leiten sich aus den speziellen EDV-Anwendungen ab. Die Systeme könnten im Idealfall in einer Komplettlösung ‚FBG-Software’ verknüpft sein, so dass sie alle auf ein Datenbanksystem zurückgreifen können. In der Praxis sind derartige Systeme für den Kleinprivatwald erst im Aufbau begriffen. Bislang ist der Markt für Softwarelösungen, die die forstbetriebsspezifischen Prozesse abbilden, geprägt durch wenige individuelle Programmierungen. Diese wurden in der Vergangenheit meist von kleinen Unternehmen entwickelt und vertrieben. Der Grund für diese Entwicklung ist in der geringen Anzahl an eigenständigen Forstbetrieben oder forstwirtschaftlichen Zusammenschlüssen zu sehen. Allerdings zeigt sich auch eine zunehmende Konzentrationstendenz in dieser Branche.

Grundlage für die Auswahl eines geeigneten Softwareproduktes sind die anliegenden Geschäftsprozesse, aus denen sich die Anforderungen an eine Software ableiten  lassen. Zudem muss die Zukunftsfähigkeit beachtet werden (Hersteller, Referenzen, Verwendung von Standardsoftware als Grundlage, etc.).

Für eine rationelle Abwicklung von Ansprache, Motivation und gebündelten Pflege- und Nutzungseingriffen sind die Beschaffung und der Einsatz von EDV-Systemen zwingend. Die Auswahl sollte sich an den genannten Anforderungen ausrichten. Eine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt kann nicht gegeben werden.

Die Komponenten, die ein EDV-System für den Kleinprivatwald enthalten oder miteinander verbinden muss, sind:

• GIS-System
• Privatwaldinventur / Forstplanungs-Datenbank
• Finanzbuchhaltung
• Mitgliederverwaltungsprogramm
• Kundenmanagement-System (Customer Relationship Management-System, CRM)